Bewerbung auf eine Stellenanzeige

1.1        Verarbeitete Informationen
Durch eine Bewerbung auf eine Stellenanzeige werden neben den persönlichen Daten auch Informationen über den schulischen und beruflichen Werdegang einer betroffenen Person verarbeitet.

Der Lebenslauf wird mit Absenden des Bewerbungsformulars automatisiert verarbeitet und die Daten werden in der Bewerberdatenbank in einem Datensatz gespeichert. Anlagen werden mit einer Texterkennungssoftware bearbeitet und die erkannten Inhalte in diesem Datensatz gespeichert. Originaldokumente werden zu PDF-Dokumenten konvertiert und ebenfalls in dem Datensatz gespeichert. Originaldateien werden danach gelöscht.

Mit der Übermittlung von Bewerbungsunterlagen per E-Mail werden diese automatisch ausgelesen und im Bewerbermanagementsystem erfasst. Hierbei werden alle mitgesendeten Dokumente (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und sonstige Nachweise) sowie die darin enthaltenen Informationen gespeichert.

Sollten uns Bewerbungsunterlagen persönlich oder auf dem Postweg übermittelt werden, digitalisieren wir diese zunächst und erfassen sie anschließend ebenfalls in unserem Bewerbermanagementsystem. Die Originalunterlagen senden wir umgehend wieder zurück.

1.2        Unzulässige Inhalte
Die betroffene Person ist für den Inhalt der eingestellten bzw. übermittelten Dokumente verantwortlich. Sie hat sicherzustellen, dass Dokumente keine Schadsoftware enthalten. In den an uns übermittelten personenbezogenen Daten dürfen die folgenden Informationen nicht enthalten sein:

• Informationen über Krankheiten,
• Informationen über eine eventuelle Schwangerschaft,
• Informationen über ethnische Herkunft,
• politische, religiöse oder philosophische Überzeugungen,
• Gewerkschaftszugehörigkeit und sexuelle Ausrichtung,
• diffamierende oder entwürdigende Informationen,
• Informationen, die in keinem konkreten Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung stehen.

Die Informationen, die an uns übermittelt werden, müssen der Wahrheit entsprechen, dürfen keine Rechte Dritter, öffentlich-rechtliche Vorschriften oder die guten Sitten verletzen ("Unzulässige Inhalte"). Die betroffene Person hält uns schadlos gegenüber sämtlichen Forderungen Dritter, die an uns gerichtet werden, aufgrund von Informationen mit Unzulässigen Inhalten, die uns von der betroffenen Person übermittelt wurden.

1.3        Ort der Verarbeitung, Löschung der Daten
Das Bewerbermanagementsystem wird von der concludis GmbH, Frankfurter Str. 561, 51145 Köln betrieben. Das Bewerbermanagementsystem wird auf Servern der Firma Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25 in 91710 Gunzenhausen gehostet. Lebensläufe werden automatisiert von dem Parsing-Tool der Firma Textkernel BV bearbeitet. Das Parsing findet auf einem Server in Deutschland statt. Die Daten werden nach dem Parsing-Vorgang bei Textkernel BV gelöscht.

concludis übernimmt neben dem Hosting auch Service und Wartung der Bewerbermanagementsystems. Im Zuge des Service erfolgt auch eine telefonische Beratung in der Handhabung der Software. In diesem Zusammenhang kann es vorkommen, dass Mitarbeiter von concludis GmbH Einsicht in die Bewerberdaten haben. Mit concludis wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen, der auch den vertraulichen Umgang mit den Bewerberdaten umfasst.

Bewerbungsdaten werden ausschließlich in unserem Unternehmen zu Bewerbungszwecken verarbeitet. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten ggf. weiteren Empfängern oder Kategorien von Empfängern mitgeteilt:

• öffentliche Stellen, sofern Rechtsvorschriften dies erfordern
• interne Stellen, soweit die Daten im Rahmen ordnungsgemäßer Aufgabenerfüllung dort benötigt werden

Die Weitergabe der Daten an Dritte, außer den genannten erfolgt nicht.

Betroffene Personen haben das Recht, auf ihre Daten zuzugreifen, Informationen über ihre Daten zu erhalten und diese zu korrigieren. Zugangsdaten zu unserem Bewerbermanagementsystem können im Bewerberprofil über den Menüpunkt „Extras“ löschen. Bewerbungsdaten werden anschließend physisch gelöscht und können nicht mehr wiederhergestellt werden.

Falls betroffene Personen keine manuelle Löschung vornehmen, werden Bewerbungsdaten 90 Tage nach Abschluss des Bewerbungsprozesses automatisch in dem System gelöscht.

Betroffene Personen können jederzeit Ihre Einwilligung in die Verarbeitung der Daten widerrufen, ohne dass dadurch nachteilige Folgen entstehen. Ein Widerruf kann an die auf der Karriere-Internetseite genannten Kontakte oder an den Datenschutzbeauftragten unter datenschutz@ede.de gerichtet werden.

Im Falle des Widerrufs werden nach Eingang der Widerrufserklärung sämtliche Daten physisch gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden.

Wir sind jederzeit berechtigt, diesen Dienst einzustellen oder Daten ganz oder teilweise ohne Angabe von Gründen zu löschen.

1.4        Datensicherheit, Störungen, Einstellung oder Änderung des Services
Wir ergreifen technische und organisatorische Maßnahmen, um einen sicheren und störungsfreien Betrieb des Bewerbermanagementsystems zu gewährleisten. Gleichwohl können Störungen nicht ausgeschlossen werden. Daher empfehlen wir von den übermittelten Daten Sicherheitskopien zu erstellen. Wir behalten uns vor, diesen Service jederzeit zu ändern, zu erweitern, zu beschränken oder ganz einzustellen. Eine Haftung von uns für gelöschte Daten oder Datenverluste ist ausgeschlossen.